Cumhuriyet; fikirce, bilimce, bedence güçlü ve yüksek karakterli koruyucular ister.
Anasayfa Site Haritası Site İletişim
19 °C

Birimlerimiz

Sosyal Yardım İşleri Müd.

Özel Kalem Müdürü : Hatice YAMAN
Telefon: 0 232 856 66 66 Dahili: 190

 

T.C.
TORBALI BELEDİYESİ
ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ
ÇALIŞMA USUL VE ESASLARINA DAİR YÖNETMELİK

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak

AMAÇ

MADDE 1

Bu yönetmelik Torbalı Belediye Başkanlığı Özel Kalem Müdürlüğü'nün görev, yetki ve sorumlulukları ile ilgili esasları düzenler .

 

KAPSAM

MADDE 2

Bu yönetmelik Özel Kalem Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumluluklarıyla birlikte: Müdürlükte görevli personelin çalışma usul ve esaslarını kapsar.

 

HUKUKİ DAYANAK

MADDE 3

5393 Sayılı Belediye Kanunu ve görevin gerektirdiği ilgili yönetmelik, tüzük ve mer-i mevzuata göre hazırlanmıştır.

 

İKİNCİ BÖLÜM

 

Kuruluş, Tanımlar

KURULUŞ

a) Müdür

b) Şef

c) Sekreter

d) Memur

 

TANIMLAR

MADDE 4

Bu Yönetmelikte geçen,

Müdür :Özel Kalem Müdürü

Şef :Özel Kalem Müdürlüğünde görev yapan şef

Sekreterler :Özel Kalem Müdürlüğünde görev yapan sekreterler,

Memur :Özel Kalem Müdürlüğünde görevli memurları

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev Yetki ve Sorumluluklar

MÜDÜR

MADDE 5

657 sayılı Devlet Memurları Kanunu doğrultusunda atanır, birinci sicil amiridir. Müdürlükteki işlerin 5393 Sayılı Kanunun ilgili maddeleri, ilgili genelge, yönetmelik ve mevzuat çerçevesinde doğru ve düzenli yapılmasından sorumludur.

 

MADDE 6Özel Kalem Müdürlüğü Torbalı Belediye Başkanının randevularını düzenleyerek hazırlar ve gelen misafirlerin programa uygun olarak Başkan ile görüşmelerini sağlayıp koordine eden birimdir.

 

MADDE 7

Müdürlük yazışmalarını kanun, tüzük, yönetmelik ve genelgelere uygun olarak kontrol ederek başkana sunmak

 

MADDE 8

Müdürlükle ilgili tüm hizmetleri başkan adına takip ve kontrol etmek, başkan tarafından verilen yetkileri kullanmak,

 

MADDE 9

Müdürlüğün yapması gereken iş ve işlemleri kanun tüzük ve yönetmelikler uygun bir şekilde yürütülmesini başkanın vereceği görevleri yerine getirmekten sorumludur.

 

MADDE 10

Şehirde cereyan eden resmi protokol faaliyetlerini bildirmek, gerekli olanlara; Başkanın veya vekilinin iştirakini sağlamak.

 

MADDE 11

Protokole dahil zevatın değişikliklerini günü gününe takip etmek ve işlemek.

Gelen davetiyeleri mektup telgraf vs. Başkan'a sunmak

 

ŞEF GÖREV YETKĠ VE SORUMLULUKLARI

MADDE 12

Ortak nitelikteki yönetim görevlerini şeflik düzeyinde yerine getirmek

 

MADDE 13

Kendisine verilen yetki ve sorumluluklar dahilinde şeflikte yürütülen faaliyetleri yönlendirmek, koordine etmek,

 

MADDE 14

Şefliğe gelen yazıların gizliliğini temin etmek, düzgün tasnif edilmesi için gerekli tedbirleri almak,

 

MADDE 15

Başkanlık makamından gelen, istek ve talimatları aktarmak, Yürütülen işlerin hatasız ve zamanında bitirilmesi için gerekli çalışmayı yapmak ve gerekirse bu konuda ilgili personeli uyarmak,

 

MADDE 16

Memurular tarafından üretilen işlerin doğruluğunu her aşamada kontrol etmek, bu konuda servis bünyesinde denetin sistemi oluşturmak,

 

MADDE 17

Yetkisi aşan konularda bağlı olduğu müdürden görüş ve talimat alarak, işlerin devamlılığını sağlamak,

 

MADDE 18

Servisten çıkışı yapılan her türlü yazı ve belgelerin doğruluğunu takip etmek, temsil ağırlama hizmetlerini yürütmek,

SEKRETER VE MEMURLARIN GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

MADDE 19

Özel Kalem Müdürlüğüne gelen telefon notlarını tutar, telefon bağlantılarını yapar, gelen konukların ilgililerle görüşmesini sağlar. Başkanın randevu taleplerini alarak, Özel kalem Müdürüne iletir. Ayrıca bilgisayarda hazırlanan davetiyeleri etiketleyip zarfladıktan sonra gönderilmesini sağlar.

 

MADDE 20

Başkana gelen evrakları okuyarak, kayıtlarını yapar. Okunan mektuplar, Özel Kalem Müdürünün onayından sonra Başkana ulaştırılır. Çeşitli yerlerden gelen davetiyeleri bilgisayara ve deftere kaydederek her gün Özel Kalem Müdürüne sunar. Çiçek ve telgrafları gönderir. Özel Kalem Müdürlüğünün tüm yazışmalarını dosyalayarak arşiv oluşturur.

 

MADDE 21

Başkan tarafından imzalanacak evrakların kayıtlarını yapar. Başkana arzını temin eder. Resmi törenlerin takibini yapar, çelenklerin gönderilmesini sağlar.

 

MADDE 22

Belediye Başkanının yurtdışı ve yurtiçi geçici görev yolluklarını hazırlamak, avans çekmek, yolluk işlemlerini yapmak.

 

MADDE 23

Belediye Başkanlığınca yapılan ağırlama giderlerinin dosyalarını hazırlamak ve ödemelerin yapılması için gerekli yazışmaları yapmak.

 

MADDE 24

Özel Kalem Müdürlüğü memur personelinin maaş, vergi iadesi, emeklilik ve kesinti listelerini hazırlamak ve havalesini yaptırmak.

 

MADDE 25

Belediye Başkanını ziyarete gelen misafirlerle yapılan resmi toplantılarda dağıtılmak üzere ( çay, kahve, ıhlamur ve gerekli temizlik malzemelerini almak ) ve gerekli ünitelere dağıtımını yapmak.

 

MADDE 26

Resmi bayramlarda ve törenlerde Belediyece yapılacak ziyaretlerde Belediye Başkanı adına hediyelik malzeme almak.

 

MADDE 27

Başkanlık Makamınca ihtiyaç duyulan kırtasiye, hediyelik eşya, demirbaş, tüketim vs. malzemeleri almak ve dağıtımını yapmak.

 

MADDE 28

Başkanlık Makamınca kullanılan malzemelerin sayımını yapmak, gerekli Malzemeleri demirbaşa kaydetmek, eskiyenleri demirbaşlardan düşmek, depolamak ve bakımlarını yaptırmak.

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

 

Yürürlük ve Yürütme

YÜRÜRLÜK

MADDE 29

Bu Yönetmelik, 5393 sayılı Kanunun 18/m bendi gereği Torbalı Belediye Meclisinde kabul edildikten sonra 3011 sayılı Kanunun 2inci maddesi gereği mahallinde çıkan gazete veya diğer yayın yolları ile ilan edildiği tarihte yürürlüğe girer.

 

YÜRÜTME

MADDE 30

Bu yönetmelik hükümlerini Torbalı Belediye Başkanı yürütür.

WEB YAZILIM İZMİR